Stop à la criminologie identitaire et documentaire

Il est d'autant plus crucial pour une entreprise de protéger sa réputation ainsi que l'identité de ses clients et de ses salariés que le climat économique actuel n'est pas favorable. Aucune organisation ne voudrait subir les pertes financières liées à une usurpation d'identité, ni entacher sa réputation à cause d'une divulgation d'informations.

Vous trouverez ci-dessous les conseils nécessaires à cette prévention :

Vous voulez protéger votre entreprise de l'usurpation d'identité et de l'espionnage économique ? La première étape la plus importante est l'éducation et la prise de conscience. C'est essentiel de mettre en place une politique de gestion des données et d'expliquer aux employés leur contribution dans la protection de leur identité et de celle de leur entreprise. Vous trouverez ci-dessous de bons conseils à prendre. Vous pouvez télécharger le guide gratuitement sur la page Téléchargements, en remplissant le formulaire.

• Vérifiez que les coordonnées de votre entreprise (adresse, nom des dirigeants..) enregistrées au Registre du Commerce et des Sociétés sont bien correctes et qu'elles n'ont pas été frauduleusement modifiées.
• Veillez à ce que tous vos salariés soient bien informés du risque d'usurpation d'identité et d'espionnage économique. Mettez en place des procédures claires sur la gestion, la circulation et le stockage des informations sensibles, que ce soit pour les données informatiques ou papier. Idéalement, incluez cela dans l'intégration de l'employé ou dans le programme de Ressources Humaines.
• Assurez-vous que vos salariés et vous-même détruisez toutes les informations confidentielles avant de les jeter. Utilisez un destructeur de documents à coupe croisée ou à coupe micro-confettis, et n'oubliez pas de détruire également les CD et DVD.
• Assurez-vous que les informations ont bien été complètement effacées des ordinateurs avant de vous en débarrasser. De même, soyez sûr de la bonne destruction des uniformes qui comportent le logo ou qui sont aux couleurs de l'entreprise.
• Ne reprochez pas à vos collaborateurs de se renseigner sur vous.
• Encouragez la sécurisation et l'archivage des documents. Souvenez-vous qu'il faut être aussi professionnel concernant l'usurpation d'identité et l'espionnage économique que dans tous les autres aspects du monde du travail.
• Assurez-vous que toutes les personnes ayant accès au réseau changent leur mot de passe - les études montrent souvent que même si les employés changent régulièrement de mot de passe, les personnes en charge du système ne s'en préoccupent pas, ce qui réduit à néant les efforts déployés si un fraudeur peut accéder aux données et les effacer.
• Vérifiez encore et encore. Ne prenez pas pour mot ce que vous disent les gens et ne vous contentez pas des informations vérifiées par le siège.
• Le mot d'ordre : sécurité. Ne laissez aucune information sensible traîner. Ne mettez rien qui pourrait être récupéré sur internet, telle que la signature du Directeur.
• Protégez le courrier - les escrocs pourraient rediriger votre courrier ou celui de vos partenaires.
• Sécurisez votre courrier - si vous avez un point de collecte central pour le courrier, veillez à ce qu'il soit en sécurité jusqu'à la collecte.
• Soyez protégé sur internet - votre direction informatique devrait protéger votre identité des menaces sur internet. Cependant, si vous avez accès aux réseaux sociaux par exemple, soyez prudents. Renseignez-vous sur les mesures mises en place sur le sujet.

Pour plus d'informations, téléchargez le guide pratique Spécial Entreprises 2011

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Soyez vigilant - Prenez garde à toute personne vous contactant à l'improviste et demandant des renseignements personnels ou des données bancaires même s'il prétend être votre banque, la police ou une autre organisation officielle. Demandez le nom de la personne et un numéro de téléphone et ensuite vérifiez auprès de l’organisme en question avant de la rappeler.

• Gardez vos cartes de crédit en sécurité - Minimisez les renseignements et le nombre de cartes que vous transportez dans votre portefeuille. Si vous en perdez une, contactez le service compétent de l’organisme de carte de crédit. Si vous demandez une nouvelle carte de crédit et que vous ne la recevez pas dans un délai raisonnable, contactez l'émetteur. Lors de vos achats, assurez-vous de ne pas perdre des yeux votre carte bancaire. Quand vous recevez une nouvelle carte, signez-la à l'encre indélébile et activez-la immédiatement.
• Faites attention aux cycles de facturation - Contactez immédiatement un créancier dont la facture est en retard. Un escroc peut s'emparer d’une de vos factures pour s’approprier votre compte bancaire et changer votre adresse de facturation.
• Détruisez tous les documents – Détruire les documents est la meilleure solution pour s’assurer qu’un escroc ne puisse pas s’emparer de votre identité grâce aux informations que vous avez jetées à la poubelle. Investissez dans un destructeur de documents et prenez l’habitude de l’utiliser, que ce soit au travail comme à la maison, pour détruire tout document contenant des informations personnelles ou financières avant de les jeter ou les recycler. Les destructeurs en coupe croisée assurent une plus grande sécurité car ils détruisent le papier en petites particules et réduisent le volume de papier dans la corbeille. Les entreprises telles que Fellowes proposent des destructeurs à des prix abordables pour la maison et le bureau.
• Vérifiez vos relevés de compte - C'est une très bonne initiative de vérifier régulièrement vos comptes pour vous assurer qu'aucun paiement n'ait été effectué à votre insu. Vous pourrez ainsi vous rendre compte si un crédit a été contracté en votre nom, et réagir rapidement pour stopper la fraude.
• Mettez vos documents en sécurité - Conservez tout document contenant des informations personnelles, comme votre passeport, votre permis de conduire, vos relevés de compte ou vos factures dans un endroit sûr. N'ayez pas sur vous trop de documents personnels. Si possible, ne laissez pas de documents personnels dans votre voiture.
• Protégez votre courrier – Les escrocs peuvent rediriger votre courrier sans votre permission. Si vous pensez que votre courrier a été volé ou redirigé vers une autre adresse sans votre consentement, contactez La Poste.
• Sécurisez votre courrier – Si vous utilisez une boîte aux lettres communes, comme dans un immeuble, assurez-vous que votre courrier est en sécurité jusqu'à ce que vous puissiez le réceptionner. Utilisez une boîte aux lettres fermée et collectez votre courrier aussi souvent que possible. Si vous devez poster des documents qui contiennent des informations personnelles, demandez à votre bureau de poste local la méthode de collecte la plus sûre.
• Déménagement et absence – Si vous déménagez, prévenez votre banque et tout autre organisme avec qui vous traitez de votre changement d'adresse et n’oubliez pas de faire suivre votre courrier à votre nouvelle adresse pendant au moins un an.
• Mettez à jour vos coordonnées - Si vous déménagez ou changez de numéro de téléphone, avertissez sans délai tous les établissements pertinents de ce changement. Utiliser un service de suivi du courrier pendant au moins un an est une bonne solution pour s’assurer que tout votre courrier sera bien transféré à votre nouvelle adresse et réduit les risques que des informations personnelles ne tombent entre de mauvaises mains.
• Soyez protégé sur internet – Si vous utilisez internet, assurez-vous d’avoir un logiciel antivirus à jour et utilisez un pare-feu.

Les sites de réseaux sociaux se sont énormément développés ces dernières années. Vous pouvez réduire les risques tout en participant à des sites de réseaux sociaux en prenant ces quelques mesures :

• Ne vous laissez pas influencer par la pression ou par ce que d’autres personnes font alors que cela ne vous rassure pas. Ce n’est pas parce que certains diffusent leur numéro de téléphone ou leur date d’anniversaire que vous devez le faire.
• Réfléchissez bien avant de publier sur Internet des informations nominatives vous concernant, notamment les numéros de téléphone, photos de votre maison, lieu de travail ou établissement scolaire, adresse, date d’anniversaire, nom et prénom.
• Optez pour un mot de passe ne comportant aucune information personnelle.
• Créez une adresse de courrier électronique différente qui ne mentionne pas votre vrai nom et utilisez-la pour vous inscrire et recevoir des informations de sites. Ainsi si vous voulez arrêter vos relations, il vous suffit simplement de ne plus utiliser ce compte. Il très simple et rapide de créer des boîtes de messagerie telles que Hotmail ou Yahoo! Mail
• Ce qui est publié sur internet reste en ligne. Ne diffusez pas d’informations ou de photos qui pourraient vous embarrasser et vous nuire plus tard. D’une manière générale, ne mettez pas en ligne ce que vous ne diriez pas à votre patron ou votre grand-mère.

Pour plus d'informations, téléchargez le guide pratique "Qui peut avoir accès à vos données ?"

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