Stop à la criminologie identitaire et documentaire

Les individus ne sont pas les seuls à pouvoir tomber entre les mains de fraudeurs; les entreprises peuvent aussi se faire voler leur identité. Les sociétés sont visées par les criminels, qui peuvent utiliser leur identité pour faire du commerce sous le nom de la compagnie existante pour obtenir des marchandises et des services à crédit de la part des fournisseurs.

Cependant, ce n'est pas le seul champ d’action, les escrocs peuvent obtenir des signatures sur des dossiers publics et essayer d’agir sur des comptes bancaires des entreprises en prétendant être le signataire du compte.
Les compagnies peuvent et doivent mettre en place des mesures pour réduire les possibilités laissées aux criminels de commettre la fraude à l'identité et utiliser leur entreprise dans des activités criminelles. Consultez le guide pratique Spécial Entreprises pour plus d’informations.

PROTÉGEZ VOS SALARIÉS ET VOS CLIENTS

Posséder une carte de crédit et un compte bancaire sous le nom de votre entreprise pour vos achats et vos ventes dans le cadre de votre activité, est dangereux si vous ne protégez pas vos renseignements car votre compagnie peut devenir une mine d’or pour les escrocs. Les criminels peuvent utiliser l’identité de l’entreprise pour faire du commerce sous son nom et peuvent obtenir des signatures sur des dossiers publics et essayer d’agir sur les comptes bancaires en prétendant être le signataire du compte.
Les entreprises peuvent mettre en place des mesures pour rendre la tâche plus difficile aux fraudeurs pour utiliser leur organisation dans des activités criminelles. Beaucoup de règles qui s'appliquent aux individus peuvent être adaptées pour protéger les compagnies, mais voici quelques conseils supplémentaires que vous et votre société devriez prendre :

Consultez la Chambre du Commerce et de l’Industrie

1. Vérifier les ‘INFORMATIONS INSCRITES’ (les Directeurs, l'adresse…) à la CCI. Assurez-vous que celles-ci sont correctes et qu'elles n'ont pas été frauduleusement changées.
2. La loi sur l'informatique et les libertés oblige les entreprises à archiver les données des clients et des employés de façon sûre et d’en autoriser l’accès qu’aux seules personnes en ayant besoin. Lorsque cette information n’est plus utile, elle doit être détruite correctement.

Une procédure de gestion des documents - Le fait de mettre en place une politique de gestion des documents bien formulée et dont il faut adhérer, est la première étape cruciale pour protéger votre société d’une potentielle fraude à l’identité. Définissez clairement les informations que vous considérez confidentielles et sensibles et assurez-vous que les personnes qui manipulent ou ont accès à ces renseignements savent comment les enregistrer, les conserver et finalement les détruire. N'oubliez pas d'inclure dans vos directives les données électroniques aussi bien que le papier.

Informez votre personnel - Avertissez le personnel du risque de donner des renseignements sur la compagnie en ligne ou par le téléphone sans avoir contrôlé l’identité de la personne à qui il donne ces renseignements. Dans le cadre de votre politique de sécurité, vous devriez lister quels renseignements le personnel est autorisé à divulguer à des tierces personnes, particulièrement par les moyens électroniques comme les e-mails.

Ouvrez l’œil - Vérifiez régulièrement vos informations enregistrées à la CCI, vos coordonnées bancaires et votre site Internet pour pouvoir détecter toute transaction inhabituelle ou écart.

Réduisez le risque de piraterie informatique - Les entreprises sont responsables de s’assurer que le pare-feu et le logiciel anti-virus sont bien à jour. Les employés peuvent ainsi ouvrir leurs e-mails en toute sécurité.

Détruisez tous les documents

La loi sur l'informatique et les libertés oblige les entreprises à archiver les données des clients et des employés de façon sûre et d’en autoriser l’accès qu’aux seules personnes en ayant besoin.

Lorsque les informations deviennent obsolètes, elles doivent être détruites correctement. Détruire les documents est la façon la plus sûre de s’en débarrasser et garantir que les criminels n’aient pas accès aux données sensibles de l’entreprise. La destruction en coupe croisée assure une plus grande sécurité et confidentialité en détruisant le papier en petites particules et réduit considérablement la quantité de papier détruit. Les sociétés telles que Fellowes proposent des destructeurs de bureau performants qui détruisent de grande quantité de papier ainsi que les CD.

Conseil utile : Détruisez toujours les papiers en-tête et les documents contenant les coordonnées et données bancaires de la société, quel qu’en soit le contenu.

Au-delà de leur propre identité, les entreprises doivent protéger celle de ses employés et clients. Les organisations, de toute taille, sont responsables de protéger l’identité de leurs employés et clients et garantir que leur identité ne puisse pas être volée et utilisée par des criminels.

Évitez l’usurpation d’identité sur votre lieu de travail
Informez votre personnel - Assurez-vous que vos employés sont bien conscients des risques de fraude à l’identité concernant l’entreprise, les clients, eux-mêmes et leur famille. Pour vous aider dans cette démarche, nous avons mis à votre disposition quelques supports que vous pouvez télécharger sur ce site et distribuer à vos employés.

Installez une politique de « bureau rangé » - Cela réduit le risque de vol d'identité sur le lieu de travail comme les passeports et les renseignements confidentiels doivent être mis sous clé.

Protégez vos clients - Du petit magasin à la grande industrie, toutes les entreprises sont responsables de la protection des données de leurs clients. Les entreprises devraient mettre en place des stratégies pour assurer leur sécurité.

Comprenez le fonctionnement de vos systèmes - Sachez quelles informations vous avez dans vos dossiers et votre ordinateur. Comprenez comment circulent les informations dans votre société et à l’extérieur, et qui en a ou pourrait en avoir l’accès. Par exemple, si vous gérez un magasin, assurez-vous de suivre les règles et la procédure adéquate concernant les reçus de carte de crédit.

Minimisez ce que vous gardez - Conservez seulement ce dont vous avez besoin pour votre activité. Aujourd’hui, si vous n'avez pas de raison légitime d'avoir des renseignements sensibles dans vos dossiers ou votre ordinateur, ne le gardez pas, détruisez-les et jetez-les !

Gardez les données organisées et en sécurité - Protégez les renseignements que vous gardez. Soyez conscient de la sécurité physique, de la sécurité électronique, des formations des employés et des pratiques de vos entrepreneurs et filiales. Mettez les documents sensibles sous clé dans un endroit sûr et limitez-en l'accès au personnel qui en a vraiment besoin.

Détruisez tous les documents - Les entreprises ont le devoir de protéger les renseignements concernant leurs employés et leurs clients d’après l’obligation juridique sur l'informatique et les libertés. Détruire les documents est la façon la plus sûre de s’en débarrasser et garantir que les criminels n’aient pas accès aux données sensibles de l’entreprise. La destruction en coupe croisée assure une plus grande sécurité et confidentialité en détruisant le papier en petites particules et réduit considérablement la quantité de papier détruit. Les sociétés telles que Fellowes proposent des destructeurs de bureau performants qui détruisent de grande quantité de papier ainsi que les CD.

Gardez en mémoire et planifiez avant - Prévoyez un plan pour répondre aux incidents de sécurité. Désignez un employé de votre équipe, qui est dans l’entreprise depuis longtemps, pour créer un plan d'action avant qu'un incident arrive.

Il est aussi indispensable de rapidement faire passer l’information et les instructions aux employés et également aux clients concernant tout nouveau risque de sécurité ou incidents possibles. Téléchargez le guide pratique Spécial Entreprises